Continuando a padronização do fluxo de trabalho do escritório no Trello, neste Post vamos mostrar como usar o Quadro Padrão do Trello para executar a rotina diária do escritório.
Fatos e Dados
O padrão fundamental é que a rotina diária dependente da ocorrência de Fatos e da existência de Dados e não de uma sequência de passos a ser seguida, rigorosamente, em todas as situações.
Vamos utilizar como exemplo um escritório de Advocacia, juntamente com algumas dicas, para facilitar a padronização da rotina diária do seu escritório a seu modo.
Fique à vontade para fazer perguntas relacionadas diretamente com o seu escritório, por meio do campo de comentários ou, se preferir, preenchendo o formulário de contato.
Com as perguntas mais frequentes podemos criar uma seção FAQ no Blog para compartilhar informações que ajudem mais pessoas.
Então, não se esqueça: dica não é lei, é apenas uma informação útil fornecida com a intenção de ajudar.
Dicas para Padronização da Rotina Diária
DICA 1: Um Fato é qualquer acontecimento associado a um Processo Judicial de um cliente do escritório, que dispare Serviços no escritório.
DICA 2: Um Serviço é qualquer ação do colaborador do escritório executada diretamente no Quadro do Trello.
DICA 3: Uma Tarefa é qualquer ação do colaborador do escritório relacionada diretamente com o Processo Judicial. Tarefas são registradas nos Cartões do Trello.
DICA 4: SERVIÇOS são disparados por FATOS. Em outras palavras, um SERVIÇO só terá sentido se tiver como causa um FATO.
DICA 5: FATOS são baseados em DADOS.
DICA 7: Todo SERVIÇO deve ter um CHECKLIST. Os Checklists do Trello são armazenados dentro dos Cartões e têm várias funcionalidades muito interessantes como, por exemplo, podem ser criados vários Checklists para um Cartão (ou Tarefa), um item do Checklist pode ser atribuído a outra pessoa e pode ter uma data de entrega ou pode até ser transformado em um Cartão. Algumas destas funcionalidades são disponibilizadas apenas na versão paga.
DICA 8: Toda TAREFA deve ter dois CHECKLISTS, sendo um para o Processo Judicial e outro para o Cliente.
Observe que existe uma lógica nestas dicas, portanto, com a repetição da rotina diária apoiada pelo Trello, a tendência é aumentar a produtividade e diminuir o risco de atraso na entrega das tarefas.
Quadro Padrão do Trello
A figura abaixo apresenta o Quadro Padrão do Trello que está sendo sugerido para o escritório, para representar o ciclo de vida de uma tarefa.
As tarefas A FAZER devem estar nas listas:
ENTRADA;
Hoje;
Amanhã;
Esta Semana;
Para depois;
Aguardando.
A tarefa que o usuário estiver FAZENDO deve estar na lista “Agora”.
A tarefa FEITA deve estar na lista “Concluída”.
Ciclo de Vida de uma Tarefa
É importante entender que o ciclo de vida de uma tarefa não pode ser especificado como uma sequência padronizada de passos, porque podem ocorrer vários fatos que mudam a sequência.
Além disso, algumas regras do escritório devem ser seguidas para estabelecer uma disciplina interna com o objetivo de garantir o atendimento aos interesses dos clientes.
Seguem abaixo exemplos de Fatos com os respectivos Dados, Regras, Serviços e Checklists.
Exemplos
Fato 1: Nova tarefa definida
Dados em que este Fato se baseia:
Processo P;
Cliente C;
Tarefa T.
Regras baseadas neste Fato:
Toda tarefa deve ter uma data de entrega;
A toda nova tarefa deve ser atribuída uma prioridade em relação às outras em andamento.
Serviço causado pelo Fato:
Atribuir um nome à nova tarefa, conforme o padrão definido, e adicioná-la à lista Entrada.
Checklist para o Serviço:
Verificar se o nome da tarefa está conforme o padrão
Registrar a data de entrega da tarefa
Calcular a prioridade da tarefa
Checklist para o Processo Jurídico do Cliente:
...
Fato 2: Hora de planejar o dia
Dados em que este Fato se baseia:
Tarefas da lista Amanhã;
Tarefas da lista Aguardando;
Tarefas da lista Entrada.
Regras baseadas neste Fato:
Cada tarefa adicionada à lista Hoje deve ter sua data de entrega revisada;
Cada tarefa adicionada à lista Hoje deve ter sua prioridade revisada.
Serviço causado pelo Fato:
Mover para a lista Hoje as tarefas das listas Amanhã, Aguardando e Entrada de acordo com a prioridade e a data de entrega.
Checklist para o Serviço:
Revisar a data de entrega da tarefa T1
Revisar a prioridade da tarefa T1
Revisar a data de entrega da tarefa T2
Revisar a prioridade da tarefa T2
…
Revisar a data de entrega da tarefa Tn
Revisar a prioridade da tarefa Tn
Checklist para o Processo Jurídico do Cliente:
...
Mind Map da Rotina Diária
O Mind Map abaixo mostra a relação entre as listas de tarefas e os fatos que podem ocorrer na rotina diária do escritório.
As tarefas estão contidas em listas que estão associadas a 3 grupos:
- A Fazer - as listas deste grupo contêm as tarefas planejadas;
- Fazendo - lista deste grupo contém a tarefa que está sendo executada no momento;
- Feita - a lista deste grupo contém as tarefas concluídas.
Fato 01 Nova tarefa definida
Dados
- Prioridade da Tarefa
- Data de entrega da Tarefa
- Qualquer detalhe do Processo Judicial que seja importante para a Tarefa
- Qualquer detalhe do Cliente que seja importante para a Tarefa
Regras
- O responsável pela equipe deve ser adicionado (para receber as Notificação do Trello no celular);
- O membro da equipe responsável pela execução da Tarefa deve ser adicionado;
- A data de entrega deve ser prevista para a Tarefa;
- A prioridade deve ser atribuída à Tarefa.
Serviços
- Adicionar a Tarefa à lista Entrada
Checklist para os Serviços
- Verificar se foi atribuída a prioridade da Tarefa
- Verificar se foi prevista a data de entrega da Tarefa
- Verificar se o nome da tarefa está conforme o padrão
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 02 Hora de planejar o dia
Dados
- Tarefas da lista Amanhã
- Tarefas da lista Aguardando
- Tarefas da lista Entrada
- Tarefas da lista Esta Semana
- Tarefas da lista Para Depois
Regras
- Cada tarefa adicionada à lista Hoje deve ter sua data de entrega revisada
- Cada data de entrega deve conter um lembrete no campo "Definir lembrete" do calendário, com o termo "1 hora antes"
- Cada tarefa adicionada à lista Hoje deve ter sua prioridade revisada
Serviços
- Mover para a lista Hoje as tarefas das listas Amanhã, Aguardando e Entrada de acordo com a prioridade e a data de entrega
- Verificar se alguma tarefa das listas Esta Semana e Para Depois deve ser executada hoje e movê-la para a lista Hoje, se for o caso
Checklist para os Serviços
- Revisar na lista Hoje a data de entrega da tarefa T1
- Revisar na lista Hoje a prioridade da tarefa T1
- Revisar na lista Hoje a data de entrega da tarefa T2
- Revisar na lista Hoje a prioridade da tarefa T2
- …
- Revisar na lista Hoje a data de entrega da tarefa Tn
- Revisar na lista Hoje a prioridade da tarefa Tn
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 03 Tarefa em Execução
Dados
- Data de Entrega da Tarefa que está na lista Agora
Regras
- A Tarefa a ser movida da lista Hoje para a lista Agora deve ser a que estiver posicionada no topo da lista Hoje, ou seja, a que tem o maior número que indica a prioridade e a data de entrega mais cedo
- Uma única Tarefa deve estar na lista Agora
- A data de entrega da Tarefa deve ser igual ou maior que a data de Hoje
- A Tarefa pode ser considerada concluída, somente se todos os itens das Checklists forem concluídos
Serviços
- Executar todos os itens da "Checklist para o Processo Jurídico"
- Executar todos os itens da "Checklist para o Cliente"
- Executar todos os itens da "Checklist para os Serviços"
Checklist para os Serviços
- Verificar se a tarefa estava no topo da lista Hoje
- Verificar se todos os itens da "Checklist para o Processo Jurídico" foram marcados como concluídos
- Verificar se todos os itens da "Checklist para o Cliente" foram marcados como concluídos
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 04 Tarefa Concluída
Dados
- Tarefa que estava na lista Agora e foi concluída
Regras
- O colaborador que executou deve informar ao líder da equipe a conclusão da Tarefa
Serviços
- Mover a tarefa para a lista Concluída
Checklist para os Serviços
- Confirmar que o líder da equipe recebeu a informação de que a tarefa foi concluída
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 05 Tarefa Planejada para Hoje
Dados
- Dados da Tarefa que foi movida para a lista Hoje
Regras
- A data de entrega da Tarefa deve estar definida
- A prioridade da Tarefa deve estar definida
Serviços
- Adicionar na lista Hoje a tarefa planejada para hoje em ordem crescente de data de entrega e ordem decrescente de prioridade
Checklist para os Serviços
- Verificar se a tarefa planejada para hoje foi adicionada na posição correta, conforme a data de entrega e a prioridade
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 06 Tarefa Planejada para Amanhã
Dados
- Dados da Tarefa que foi movida para a lista Amanhã
Regras
- A data de entrega da tarefa deve estar definida
- Cada data de entrega deve conter um lembrete no campo "Definir lembrete" do calendário, com o termo "1 dia antes"
- A prioridade da tarefa deve estar definida
Serviços
- Adicionar na lista Amanhã a tarefa planejada para amanhã em ordem crescente de data de entrega e ordem decrescente de prioridade
Checklist para os Serviços
- Verificar se a tarefa planejada para amanhã foi adicionada na posição correta, conforme a data de entrega e a prioridade
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 07 Tarefa Planejada para Esta Semana
Dados
- Dados da Tarefa que foi movida para a lista Esta Semana
Regras
- A data de entrega da Tarefa deve estar definida
- Cada data de entrega deve conter um lembrete no campo "Definir lembrete" do calendário, com o termo "2 dias antes"
- A prioridade da Tarefa deve estar definida
Serviços
- Adicionar na lista Esta Semana a Tarefa planejada para esta semana em ordem crescente de data de entrega e ordem decrescente de prioridade
Checklist para os Serviços
- Verificar se a tarefa planejada para esta semana foi adicionada na posição correta, conforme a data de entrega e a prioridade
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 08 Tarefa Planejada para Depois
Dados
- Dados da Tarefa que foi movida para a lista Para Depois
Regras
- A data de entrega da Tarefa deve estar definida
- Cada data de entrega deve conter um lembrete no campo "Definir lembrete" do calendário, com o termo "2 dias antes"
- A prioridade da Tarefa deve estar definida
Serviços
- Adicionar na lista Para Depois a Tarefa planejada para depois desta semana em ordem crescente de data de entrega e ordem decrescente de prioridade
Checklist para os Serviços
- Verificar se a Tarefa planejada para depois desta semana foi adicionada na posição correta, conforme a data de entrega e a prioridade
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Fato 09 Tarefa Planejada para Aguardar
Dados
- Dados da Tarefa que foi movida para a lista Aguardando
Regras
- A data de entrega da Tarefa deve ser removida
- A prioridade da Tarefa deve estar definida
Serviços
- Adicionar na lista Aguardando a Tarefa planejada para aguardar, em ordem crescente de data de entrega e ordem decrescente de prioridade
Checklist para os Serviços
- Verificar se a Tarefa planejada para aguardar foi adicionada na posição correta, conforme a prioridade
Checklist para o Processo Jurídico
- A definir, porque depende das características e necessidades do Processo Jurídico...
Checklist para o Cliente
- A definir, porque depende das características e necessidades do Cliente...
Conclusão
Este Post forneceu as informações necessárias e suficientes para implementação da Rotina Diária de um escritório, utilizando o Quadro Padrão do Trello fornecido.
Qualquer dúvida, não hesite em enviar um comentário ou, se preferir a privacidade, enviar mensagem no formulário de contato.
Até o próximo Post!
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