Autotreinamento nas funções básicas do Trello

Olá Pessoal!

Este Post é para quem possui um escritório pequeno, necessita melhorar o fluxo de trabalho e não conhece o aplicativo Trello. 

Aqui você poderá aprender como usar as funções básicas do Trello, por meio de 9 vídeos de curtíssima duração (menos de 1 minuto cada).

No final deste Post, você encontrará dicas para padronizar e melhorar a Rotina Diária do seu escritório, utilizando os recursos do Trello.

Segue abaixo o Mind Map do Autotreinamento. Observe o retângulo verde, informando que a pré-condição é criar uma conta grátis no Trello.

Clique na imagem para ampliar.

Vídeo 01 - Criar uma equipe

Você criou a conta no Trello, certo? 

Duração: 00:00:21 segundos

Vídeo 02 - Criar um quadro

Duração: 00:00:29 segundos

Vídeo 03 - Criar uma lista

Duração: 00:00:38 segundos

Vídeo 04 - Criar uma tarefa

Duração: 00:00:54 segundos

Vídeo 05 - Definir a data de entrega

Duração: 00:00:25 segundos

Vídeo 06 - Definir a prioridade

Duração: 00:00:22 segundos

Vídeo 07 - Delegar uma tarefa

Duração: 00:00:31 segundos

Vídeo 08 - Convidar para um quadro

Duração: 00:00:16 segundos

Vídeo 09 - Mover para outro quadro

Duração: 00:00:29 segundos

Duração total: 4:25 minutos.

Expectativa

Após este autotreinamento você terá um bom entendimento das funções básicas do Trello e obterá como produto o Quadro Padrão do Trello, onde poderá fazer os planejamentos, monitoramento e controle das tarefas do escritório.

Descrição

As funções básicas estão associadas a 3 grupos:

• Início - contém as funções do Trello utilizadas para configurar o Quadro Padrão

• Planejamento - contém as funções do Trello utilizadas para planejamento das tarefas

• Monitoramento - contém as funções do Trello utilizadas para monitoramento e controle das tarefas

Para cada função há um vídeo explicativo (Video 01 a Video 09, apresentados acima).

Exercício - Criar o Quadro Padrão do Escritório

Para fazer este exercício é necessário estudar os vídeos do Autotreinamento nas Funções Básicas.

1. Criar uma conta grátis no Trello (se já não tiver uma)

2. Criar uma equipe com o nome que identifica o escritório

3. Criar um quadro com o nome do Colaborador do escritório que irá trabalhar nesse quadro

4. Criar as listas padronizadas no quadro padrão: ENTRADA, Agora, Hoje, Esta Semana, Para Depois, Aguardando, Concluída

5. Pronto! Você acabou de configurar o Quadro Padrão do Trello para o escritório.

Rotina Diária do Escritório

Agora que você criou o Quadro Padrão do Trello para o seu escritório, veja as dicas para padronizar e melhorar a Rotina Diária, aproveitando a flexibilidade e os recursos do Trello, neste Post: Padronização do Fluxo de Trabalho do Escritório no Trello - Parte 3 Rotina Diária.

Em caso de dúvidas, envie sua mensagem pelo formulário de contato ou um comentário.

Como Arquivar no Trello Documentos de Clientes em Pastas A-Z

 Olá Pessoal!

Este Post é uma resposta à pergunta "Como arquivar no Trello Documentos de Clientes em Pastas A-Z?", que foi feita por uma pessoa que tem vários documentos dos seus clientes armazenados no Desktop, no Google Drive, no OneDrive e no Dropbox.

Objetivo

Gerenciar documentos digitalizados de clientes, classificadas em ordem alfabética, anexos a tarefas do Trello.

Pré-requisitos

1. Instalar a extensão do Chrome para o Trello, identificada por "Plus for Trello, encontrada na Chrome Web Store, no Link https://chrome.google.com/webstore/detail/plus-for-trello-time-trac/gjjpophepkbhejnglcmkdnncmaanojkf?hl=pt-BR . Quando abrir a página, basta clicar no botão azul identificado por "Usar no Chrome". Esta extensão é Free.

Recurso do Trello

"Plus for Trello".

Saiba mais no site oficial plusfortrello.com, aqui.

Configurações

1. Criar um Quadro no Trello com o nome Pastas A-Z, por exemplo.

2. Criar 5 Listas nesse Quadro, com os nomes Pastas A-F, Pastas G-K, Pastas L-P, Pastas Q-U, Pastas V-Z, por exemplo. Por que 5 listas? Para que todas apareçam numa única janela do Trello (FIGURA 1).

3. Adicionar um Cartão para cada Cliente, na lista correspondente à primeira letra do nome, anexando os documentos do mesmo.

Como selecionar um cliente

1. Clicar no ícone de Relatório, que aparece à esquerda do "Butler". Ao passar o menu sobre esse ícone, aparece o texto "Plus - Board Report & Charts".

2. Aparecerá uma página com a relação de todos os clientes (FIGURA 2). Para selecionar um cliente, basta escrever nome, ou parte do nome, do mesmo, no campo "Card" e clicar no botão "Query" (FIGURA 3).

Figura 1: Pasta A-Z

Figura 2: Relação completa de clientes

Figura 3 : Selecionando um cliente cujo nome é parte do nome de outro (aparecem os dois)

Neste caso, digitar o nome completo do cliente, para ser mais específico.