Mesmo que você ainda não conheça o Trello, as necessidades no Fluxo de Trabalho do Escritório existem e devem ser especificadas, porque, por mais flexível que seja o Trello, algumas necessidades ele pode não atender.
Neste Post, vamos apresentar como exemplo uma lista de necessidades, juntamente com uma observação ao lado de cada uma, informando como o Trello atende, ou se não tem recursos para atender.
Caixa de entrada para cada funcionário (o nome do funcionário é associado na tarefa) - O Trello já tem esta funcionalidade. Como o nome do Quadro será o nome do funcionário, a caixa de entrada estará associada à tarefa.
Delegar tarefas entre os funcionários (que todos possam delegar para todos) - O Trello já tem esta funcionalidade. O Tutorial 1 mostra como fazer, no vídeo "07 Como delegar a tarefa".
Campo para descrição da tarefa - O Trello já tem esta funcionalidade.
Campo para colocar o prazo para cumprimento da tarefa - O Trello já tem esta funcionalidade.
Vincular as tarefas ao cadastro do cliente, para indicar para o funcionário de qual cliente estamos falando - O padrão para nome de tarefa atende este requisito. Ver o documento padrões na página "Documentação".
Ter a possibilidade de organizar as tarefas de acordo com os prazos, ficando os mais urgentes em cima, e as menos urgentes embaixo - O Trello permite esta organização.
Que os prazos tenham cores distintas (exemplo: para o mesmo dia, vermelho; para dois dias, rosa; para 5 dias, amarelo; para 10 dias, verde; se for sem prazo, branco) - O Trello já utiliza as cores vermelha e amarela para os prazos. Há flexibilidade para usar mais cores combinando os recursos "Data de Entrega", "Definir lembrete" e "Etiqueta".
E que, conforme os dias vão se passando, as cores mudem, até que quando faltar 1 dia, fique vermelho - O Trello tem o Butler, recurso para automatização. Saiba mais sobre o Butler no link https://help.trello.com/article/1198-an-intro-to-butler. As cores são boas para a comunicação visual, mas o usuário só saberá se acessar o Trello. Existe outro recurso do Trello que é a Notificação, que tem a vantagem de lembrar com um aviso sonoro enviado, também, para o celular. Saiba mais aqui.
Possibilidade de tirar o prazo daquela tarefa, pois tem situações que tentamos resolver e não conseguimos mas ficamos aguardando o cliente resolver. Aí pra não deletarmos, deixaríamos “sem prazo” no sistema, mas ela permaneceria lá pra não ser esquecida - O Trello tem recursos para atender. O padrão de nomes estabelece a lista "Aguardando", que conterá as tarefas nestas condições.
Possibilidade de arquivar as tarefas após o cumprimento, ficando, além de no cadastro do cliente, em um local que mostrasse por exemplo: tarefas cumpridas nos últimos 10 dias, ou algo assim - O Trello atende.
Possibilidade de salvar comentários naquela tarefa, para que possamos informar o andamento do cumprimento daquela tarefa, se foi possível de concluir ou se não foi, e o porquê. De preferência que esses comentários fiquem em ordem cronológica - O Trello atende.
Todas as tarefas em uma mesma página, para não precisarmos procurar o que precisa ser feito para cada cliente - O Trello atende e esta é a forma normal de apresentação de um Quadro.
Nos próximos Posts, vamos apresentar algumas sugestões de padrões para o escritório.
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